La llegada de VeriFactu en climatización supondrá un cambio importante en la forma en que las empresas instaladoras, mantenedoras y los profesionales del sector gestionan su facturación. Aunque a primera vista pueda parecer una cuestión exclusivamente fiscal, la realidad es que la nueva normativa afectará directamente a la operativa diaria de miles de empresas dedicadas a la climatización, calefacción, ventilación, refrigeración, fontanería, electricidad o energías renovables.
A partir de 2027, los programas de facturación utilizados por empresas y autónomos deberán cumplir una serie de requisitos técnicos que garanticen la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de todas las facturas emitidas. Esto implica que muchas empresas tendrán que actualizar su software de gestión, revisar sus procesos administrativos y adaptar la forma en la que generan presupuestos, partes de trabajo y facturas.
Para un instalador, este cambio va mucho más allá de incorporar un nuevo requisito legal. Empresas que trabajan con contratos de mantenimiento, técnicos que facturan directamente desde la vivienda del cliente, servicios de asistencia técnica (SAT) o negocios que combinan la venta de equipos con su instalación deberán asegurarse de que sus herramientas de gestión cumplen la normativa sin afectar al ritmo habitual de trabajo.
En esta guía explicamos qué es VeriFactu, cuándo será obligatorio, cómo afecta al sector de la climatización y qué deben hacer las empresas para adaptarse con garantías.
VeriFactu es el sistema impulsado por la Agencia Tributaria para controlar los registros de facturación generados por empresas y autónomos mediante programas informáticos.
Su desarrollo forma parte de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude, cuyo objetivo es impedir el uso de programas capaces de ocultar ventas o modificar la contabilidad una vez emitidas las facturas.
En la práctica, la normativa establece cómo deben funcionar los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) para garantizar que cada factura emitida sea íntegra, verificable y trazable, evitando manipulaciones posteriores.
Esto significa que las empresas ya no podrán utilizar programas que permitan eliminar, modificar o alterar facturas sin dejar constancia de ello.
Además, los sistemas adaptados a VeriFactu podrán remitir automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria, facilitando el cumplimiento de las obligaciones fiscales y aumentando la transparencia de todo el proceso.
En definitiva, VeriFactu no cambia la forma de facturar al cliente, sino la manera en que los programas registran y conservan esa información.
Aunque la normativa afecta a prácticamente cualquier empresa que utilice un programa de facturación, el sector de la climatización presenta una casuística muy diferente a la de otros negocios.
Una empresa instaladora no solo emite facturas por la venta de un equipo de aire acondicionado o una bomba de calor. También gestiona presupuestos, órdenes de trabajo, contratos de mantenimiento, revisiones periódicas, reparaciones, suministro de materiales, sustitución de equipos, garantías o asistencia técnica.
Es habitual que un mismo negocio tenga varios técnicos desplazados realizando intervenciones durante toda la jornada, mientras el departamento administrativo recibe partes de trabajo, revisa materiales consumidos y genera las correspondientes facturas.
Además, muchas empresas trabajan con software ERP especializado, que integra en una única plataforma el presupuesto, el albarán, el parte de intervención, la gestión del almacén, el mantenimiento preventivo y la facturación.
Con la llegada de VeriFactu en climatización, todo ese flujo de información deberá cumplir los nuevos requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
No se trata únicamente de cambiar un programa de facturación. Se trata de garantizar que todo el proceso administrativose desarrolla de forma segura, trazable y conforme a la normativa.
La obligación de utilizar un sistema adaptado a VeriFactu afectará a la mayoría de empresas y profesionales que utilicen un programa informático para emitir facturas.
Dentro del sector de las instalaciones, esto incluye a:
En todos estos casos será necesario comprobar que el programa utilizado para gestionar la facturación cumple con los requisitos establecidos por la normativa, especialmente si se trata de aplicaciones desarrolladas hace años o de software que no recibe actualizaciones periódicas.
También conviene recordar que la obligación afecta al software, no al tipo de actividad desarrollada. Es decir, cualquier empresa que facture mediante un sistema informático deberá asegurarse de que éste está adaptado cuando entren en vigor los nuevos plazos.
Aunque la normativa ya está aprobada, la implantación de VeriFactu será progresiva, diferenciando entre empresas y autónomos.
Este calendario ofrece margen para preparar la transición, pero también supone una oportunidad para revisar con tiempo el software utilizado y evitar problemas cuando la obligación entre en vigor.
Se publica el calendario definitivo de implantación y los requisitos técnicos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
Los fabricantes de software deben tener adaptadas sus soluciones a las especificaciones técnicas establecidas por la normativa.
Será el momento idóneo para que las empresas comiencen a actualizar sus programas de gestión, formar al personal y revisar los procedimientos internos de facturación.
También es recomendable aprovechar este periodo para consultar con el proveedor del software si la aplicación utilizada cumplirá con todos los requisitos exigidos por VeriFactu y solicitar información sobre el calendario de implantación.
A partir de esta fecha, VeriFactu será obligatorio para las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades, como sociedades limitadas (S.L.) o sociedades anónimas (S.A.).
Desde esta fecha la obligación se extenderá al resto de empresas y autónomos que utilicen programas informáticos de facturación.
En otras palabras, si eres autónomo dedicado a la climatización, la calefacción o el mantenimiento de instalaciones, tendrás hasta el 1 de julio de 2027 para adaptar tu sistema de facturación. Si desarrollas tu actividad mediante una sociedad mercantil, el plazo se adelanta seis meses.
En cualquier caso, esperar a los últimos meses no parece la mejor estrategia. La experiencia demuestra que, cuando se aproximan este tipo de obligaciones, aumenta la demanda de actualizaciones, migraciones de software y soporte técnico, lo que puede provocar retrasos y dificultades para las empresas que dejan la adaptación para el final.
Además, muchas organizaciones aprovecharán este proceso para modernizar su gestión, incorporando soluciones que integren facturación, presupuestos, órdenes de trabajo, mantenimiento, almacén y movilidad en una única plataforma, mejorando así la eficiencia administrativa más allá del cumplimiento normativo.
Para muchas empresas del sector, la llegada de VeriFactu en climatización no supondrá únicamente instalar una actualización del programa de facturación. También implicará adaptar algunos procedimientos internos para garantizar que toda la información generada cumple con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.
La buena noticia es que la mayor parte de estos cambios serán asumidos por el propio software de gestión. Sin embargo, es importante que los responsables de la empresa y el personal administrativo conozcan cómo funcionará el nuevo sistema para evitar errores y aprovechar al máximo sus ventajas.
Una de las novedades más visibles será la incorporación de un código QR en las facturas emitidas mediante programas adaptados a VeriFactu.
Este código será generado automáticamente por el software y permitirá identificar la factura dentro del sistema previsto por la Agencia Tributaria.
Para el instalador o la empresa de climatización no supondrá realizar ninguna acción adicional, ya que el QR se incorporará automáticamente en el momento de emitir la factura.
Además de responder a una exigencia normativa, este elemento contribuirá a reforzar la transparencia y la confianza en las operaciones realizadas, facilitando la verificación de la documentación emitida.
Con VeriFactu, cada factura emitida quedará asociada a un registro informático que no podrá modificarse ni eliminarse.
Esto significa que cualquier factura correspondiente a una instalación de aerotermia, un mantenimiento preventivo, una reparación o la sustitución de un equipo dejará un registro permanente dentro del sistema.
La finalidad es garantizar la integridad de la información y evitar modificaciones posteriores que puedan alterar la contabilidad de la empresa.
En la práctica, el software irá creando una secuencia de registros enlazados entre sí, de forma que cualquier alteración quedaría reflejada y podría ser detectada por la Administración.
Otra de las consecuencias prácticas de VeriFactu es la necesidad de emitir las facturas en el momento adecuado, especialmente en aquellos programas que remitan automáticamente los registros a la Agencia Tributaria.
Aunque muchas empresas concentran la facturación al final de la semana o del mes, la tendencia será trabajar con procesos mucho más inmediatos.
Esto resulta especialmente relevante para empresas que gestionan:
Cuanto más próximo esté el momento de emisión de la factura a la prestación del servicio, más sencilla será la gestión administrativa y menor el riesgo de incidencias.
Aunque muchas empresas ya trabajan de este modo, VeriFactu refuerza la necesidad de mantener una numeración correlativa y ordenada de todas las facturas emitidas.
Lo recomendable será dejar que sea el propio software quien gestione automáticamente esta numeración, evitando modificaciones manuales que puedan generar errores.
En empresas con distintos tipos de actividad puede resultar útil trabajar con series independientes de facturación, por ejemplo:
Cada serie deberá mantener siempre su propia secuencia cronológica.
Uno de los cambios que más notarán los departamentos administrativos será la forma de corregir una factura.
Hasta ahora era relativamente habitual eliminar una factura emitida por error y volver a generarla correctamente. Con VeriFactu esa práctica dejará de ser posible.
Si una factura contiene un importe incorrecto, un NIF erróneo, una referencia equivocada o cualquier otro dato que deba modificarse, la corrección deberá realizarse mediante una factura rectificativa, dejando constancia documental de toda la operación.
Por ello será importante que el software permita gestionar este procedimiento de forma sencilla y conforme a la normativa.
Si hay un aspecto en el que VeriFactu en climatización tendrá un impacto especialmente significativo es en la facturación en movilidad.
Hoy en día, muchas empresas ya no esperan a que el técnico vuelva a la oficina para preparar la documentación. Los partes de trabajo, fotografías, materiales utilizados, horas empleadas e incluso la firma del cliente se registran desde un teléfono móvil o una tableta.
Esta forma de trabajar aporta rapidez y mejora la productividad, pero también exige que la información introducida sea correcta desde el primer momento.
Si un técnico introduce una referencia incorrecta, un número de unidades equivocado o un error en el cliente y esa información termina convirtiéndose en una factura, la corrección deberá realizarse mediante los mecanismos previstos por la normativa.
Por ello, cada vez cobra mayor importancia disponer de herramientas integradas, capaces de conectar en tiempo real:
Cuanto menos trabajo manual exista entre el parte de trabajo y la factura final, menor será el riesgo de errores administrativos.
Para muchas empresas, la implantación de VeriFactu acelerará la digitalización de procesos que hasta ahora seguían realizándose mediante documentos en papel o aplicaciones independientes.
La responsabilidad de cumplir los requisitos técnicos establecidos por la normativa recae principalmente sobre los fabricantes de software, pero las empresas también deben asegurarse de que utilizan una solución adaptada.
Entre las principales características que deberá incorporar un programa compatible con VeriFactu destacan las siguientes.
Una vez emitida una factura, el registro asociado no podrá eliminarse ni modificarse sin dejar constancia de ello.
Esta es una de las principales diferencias respecto a muchos programas utilizados hasta ahora.
Cada registro deberá quedar vinculado con el anterior mediante mecanismos criptográficos que permitan verificar que la secuencia de facturación permanece íntegra.
Gracias a ello será posible detectar cualquier intento de alteración o eliminación de información.
Las facturas deberán incluir un código QR y otros elementos de seguridad que permitan verificar su autenticidad.
Todo este proceso será automático y transparente para el usuario.
Los sistemas VeriFactu están diseñados para poder remitir los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automatizada, reduciendo tareas administrativas y aumentando la trazabilidad de la información.
El programa deberá almacenar los registros de forma segura y conforme a los requisitos establecidos legalmente.
Por este motivo, utilizar desarrollos antiguos, aplicaciones sin mantenimiento o soluciones que no evolucionen con la normativa puede convertirse en un riesgo para la empresa.
No necesariamente.
Muchas empresas ya utilizan programas de gestión que están siendo adaptados por sus fabricantes para cumplir con VeriFactu.
En estos casos bastará con instalar las actualizaciones correspondientes cuando estén disponibles.
Sin embargo, otras organizaciones siguen trabajando con aplicaciones desarrolladas hace años, programas realizados a medida o incluso hojas de cálculo que no podrán cumplir con las nuevas exigencias legales.
Antes de tomar la decisión de cambiar de software conviene contactar con el proveedor actual y resolver algunas cuestiones:
Resolver estas dudas con suficiente antelación permitirá planificar la transición sin afectar a la actividad diaria de la empresa.
En el siguiente apartado abordaremos una cuestión que todavía genera muchas dudas entre los profesionales: la declaración responsable del fabricante del software, un documento clave para acreditar que la solución utilizada cumple con la normativa.
Uno de los errores más habituales al hablar de VeriFactu en climatización es pensar que la Agencia Tributaria publicará un listado de programas homologados o certificará qué aplicaciones pueden utilizar las empresas.
No será así.
La Agencia Tributaria no concederá un sello oficial ni elaborará un catálogo de programas autorizados. La responsabilidad de acreditar que el software cumple con la normativa recaerá sobre el fabricante o desarrollador del programa de facturación.
Para ello deberá emitir una declaración responsable, un documento en el que manifieste que su solución cumple con todos los requisitos técnicos establecidos por el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación.
Para las empresas de climatización, este documento adquiere una gran importancia, ya que constituye una garantía de que el programa utilizado ha sido desarrollado conforme a la normativa vigente.
Antes de aceptar cualquier propuesta comercial o instalar una nueva versión del programa de gestión, conviene realizar algunas comprobaciones sencillas.
Por ejemplo:
En un momento en el que muchos fabricantes están adaptando sus soluciones, disponer de esta información permitirá tomar decisiones con mayor seguridad.
La obligación de utilizar un programa conforme a VeriFactu no debe confundirse con la entrada en vigor de la Ley Antifraude.
Desde 2021 ya está prohibido comercializar o utilizar programas conocidos como software de doble uso, es decir, aplicaciones capaces de ocultar ventas, modificar registros o alterar la contabilidad sin dejar rastro.
La llegada de VeriFactu refuerza ese marco normativo estableciendo cómo deben funcionar los nuevos sistemas de facturación.
Por ello, seguir utilizando un programa que no cumpla los requisitos exigidos cuando la obligación entre en vigor puede suponer importantes consecuencias para la empresa.
Además del riesgo de incumplimiento normativo, la legislación contempla sanciones económicas para quienes utilicen programas que no se ajusten a las exigencias establecidas.
En algunos supuestos, estas sanciones pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio, incluso aunque no exista una ocultación de ingresos o un fraude fiscal demostrado. El simple hecho de utilizar un software que incumpla la normativa puede dar lugar a responsabilidades.
Por este motivo resulta recomendable no esperar a los últimos meses de 2026 para iniciar la adaptación.
Aunque los plazos todavía permiten cierto margen de maniobra, las empresas que comiencen antes la transición podrán realizar el proceso de forma mucho más ordenada.
Una buena planificación puede incluir actuaciones como las siguientes:
En muchos casos, la adaptación a VeriFactu puede convertirse en el impulso definitivo para sustituir procedimientos manuales por herramientas digitales más eficientes.
Aunque inicialmente VeriFactu pueda percibirse como una nueva obligación administrativa, también representa una oportunidad para mejorar la organización interna de muchas empresas del sector.
Todavía existen negocios que gestionan parte de su actividad mediante hojas de cálculo, documentos en papel o aplicaciones independientes que no comparten información entre sí.
La implantación de un software moderno permite integrar procesos como:
Esta integración reduce errores, evita duplicidades y facilita el seguimiento económico de cada proyecto.
Además, disponer de información centralizada ayuda a mejorar la toma de decisiones y agiliza el trabajo tanto de la oficina técnica como del personal desplazado a obra.
No.
Aunque ambos conceptos suelen aparecer juntos, responden a normativas diferentes.
Sí.
Los autónomos que utilicen programas informáticos para emitir facturas también deberán utilizar soluciones adaptadas.
En su caso, la obligación comenzará el 1 de julio de 2027.
Los sistemas VeriFactu están preparados para generar y remitir los registros de facturación a la Agencia Tributaria conforme a lo previsto por la normativa.
En cualquier caso, será el propio software quien gestione este proceso de forma automatizada, reduciendo la intervención del usuario.
Las hojas de cálculo no están diseñadas para cumplir los requisitos técnicos exigidos por VeriFactu.
No siempre.
Muchos fabricantes ya están adaptando sus soluciones.
La factura ya no podrá eliminarse ni modificarse directamente.
La corrección deberá realizarse mediante una factura rectificativa, manteniendo la trazabilidad de toda la operación.
La implantación de VeriFactu en climatización representa uno de los cambios administrativos más importantes que afrontarán las empresas instaladoras durante los próximos años.
Aunque la adaptación exigirá revisar programas de facturación y determinados procedimientos internos, también supone una oportunidad para avanzar hacia una gestión más eficiente, digital y conectada.
Las empresas que comiencen a prepararse con antelación podrán afrontar la transición con mayor tranquilidad, evitando incidencias cuando entren en vigor los nuevos plazos y aprovechando el proceso para modernizar su organización.
Para un sector caracterizado por la movilidad, los contratos de mantenimiento, el servicio técnico y la gestión simultánea de múltiples intervenciones, disponer de un software actualizado, integrado y adaptado a VeriFactu dejará de ser únicamente una ventaja competitiva para convertirse en un elemento imprescindible para cumplir la normativa y seguir creciendo con garantías.
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